Kokouksen pöytäkirja: rakenne ja sisältö

2024 Kirjoittaja: Henry Conors | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-02-12 06:54

Kokouksen pöytäkirja on asiakirja, joka heijastaa kaikki tämän tapahtuman tärkeät päätökset. Sen virheellinen muotoilu sekä tarkoitukseltaan että toteutukseltaan voi aiheuttaa sen, että kokoukseen osallistujat riitauttavat sen. Lisäksi on mahdollista tehdä virheellisiä johdon päätöksiä, jos tuotantokokouksen pöytäkirja sisältää vääristyneitä tietoja. Joukko yksinkertaisia suosituksia auttaa järjestämään sen oikein.

Tämän asiakirjan teksti sisältää yleensä kaksi osaa: johdanto- ja pääosa. Kokouksen pöytäkirja (sen ensimmäinen puolisko) sisältää kuvauksen tapahtuman pääparametreista: asemat, koko nimi. jäsenet, puheenjohtaja ja sihteeri. Jos jollakulla läsnäolijoista on erityisasema (kutsuttu, asiantuntija, tarkkailija jne.), myös tämä mainitaan asiakirjassa. Jos kokoukseen osallistui paljon ihmisiä, kokouksen pöytäkirja voi sisältää tietoja heistäerillinen arkki, joka on asiakirjan erottamaton liite. Johdanto-osio päättyy esityslistaan, joka sisältää luettelon käsiteltävänä olevista asioista. Ne kannattaa järjestää tärkeysjärjestykseen, mutta paikkaan kysymyslistassa voi vaikuttaa muitakin tekijöitä. Esityslistan rakenne voi riippua esimerkiksi sen osan asioiden loogisesta suhteesta tai tapahtumaan osallistuvien henkilöiden työsuhteista. Itse asiakirja on laadittu organisaation (sen jaoston) kirjelomakkeelle, siitä on ilmoitettava, milloin kokous pidettiin.

Kokouksen pöytäkirjan pääosassa on oltava johdantokappaleen mukainen. Erityisesti sen asioiden tulisi olla samassa järjestyksessä kuin esityslistalla. Algoritmi tekstin rakentamiseksi, joka tallentaa tiedot kustakin esityslistan kohdasta, on seuraava: "kuunteli", "puhui", "päätti". Pääsääntö tätä pöytäkirjan osaa kirjoitettaessa on, että se ei saa muuttua eräänlaiseksi kopioksi.

Erityisesti alakohta "kuunteli" kuvaa, kuka oli asian pääpuhuja, mitä hän ehdotti puheensa lopussa. Puhujien mukaan ilmoitetaan myös, kuka sanoi mitä hän ehdotti. Päätöksessä vahvistetaan kokoukseen osallistuneiden enemmistön lopullinen kanta. Jos se hyväksyttiin äänestyksellä, ilmoitetaan, kuinka moni oli sen puolesta, kuinka moni oli sitä vastaan, sekä kuinka monta äänesti tyhjää. Keskusteltujen asioiden tärkeydestä riippuen koko nimi voidaan mainita. ihmiset, jotka ovat ottaneet yhden tai toisen aseman.

Kokouksesta pöytäkirjan laatii sihteeri, itse asiakirjan allekirjoittavat toimeenpanija ja kokouksen puheenjohtaja. Tietolähteenä sen kokoamiseen ovat käsin kirjoitetut luonnokset, äänittimellä tehdyt tallenteet, tekstit. Jos kokouksessa havaittujen asioiden ratkaiseminen edellyttää kokoukseen osallistumattoman ylemmän toimihenkilön lupaa, voidaan lisäksi antaa tämän päällikön hyväksyntä. Allekirjoitettu ja rekisteröity pöytäkirja voidaan lähettää yhtenä asiakirjana tai otteena virkamiehille, joita koskee vain osa kysymyksistä.