Onko pöytäkirja virallinen asiakirja?

2024 Kirjoittaja: Henry Conors | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-02-12 06:48

Sana protokolla on kaikkien huulilla. Toimistotyöntekijät kuulevat sen säännöllisesti kokouksissa, poliisit käyttävät sitä ammattitoiminnassaan, ja v altionpäämiehet ja diplomaatit pakotetaan noudattamaan hänen sanelemiaan sääntöjä. Mikä on protokolla? Selvitämme alta.

Protokollan merkitys

Kuten monilla muillakin termeillä, tällä sanalla on useita merkityksiä. Kaikki riippuu toiminta-alasta, jolla haluttua konseptia sovelletaan. Katsotaanpa siis yleisimpiä tilanteita, joissa on tapana puhua protokollasta.

Mitä tulee liiketoimintaympäristöön, protokolla on dokumentti, joka kuvaa tapahtuvaa tapahtumaa (kokous, kokous, hallitus jne.).

Olemme jo maininneet edellä poliisista, joka myös usein laatii vastaavan asiakirjan. Tässä tapauksessa viitataan rikoksen tai rikoksen tosiasian toteamiseen.

Kansainvälisessä muodossa pöytäkirja on joukko sääntöjä, joita tulee noudattaa virallisissa tapaamisissa hallituksen virkamiesten ja diplomaattisten henkilöiden välillä. Esimerkiksi johtajien kokouksista on pöytäkirjav altioita tai vierailemalla presidentin luona.

Tässä artikkelissa keskitymme kuitenkin liiketoimintaprotokollien käsitteeseen.

Kokouspöytäkirja

Yrityskokoukset ovat olennainen osa kaikkia prosesseja liiketoimintaympäristössä. Ne voivat tapahtua virallisesti ottaen huomioon sovittu aika ja vain toimistossa. Epäviralliset työpäivät ovat myös erittäin suosittuja. Toisessa tapauksessa voit tehdä ilman keskustelun protokollavahvistusta. Jos kokous on virallinen, sen tulee olla kirjallinen kaikkien sääntöjen mukaisesti.

Pöytäkirjan pitää sihteeri tai muu v altuutettu henkilö. Pysyäksesi keskustelun kulussa, yritä keksiä karkea luettelo asioista, joista keskustellaan kokouksessa. Myös ääninauhuri olisi hyödyllistä, jotta yksityiskohdat eivät jää huomaamatta, koska protokolla on hyvin yksityiskohtainen kuvaus liiketapahtumasta.

Läsnäolijoiden ja poissa olevien nimet tulee kirjata. Voit tehdä itsellesi muistiinpanoja kaikkien kokoukseen tulleiden sijainnista, jotta voit ilmoittaa tiettyjen sanojen tekijän ilman virheitä.

Jokaisen kokouksen alussa määräytyy kysymysten käsittelyjärjestys, muista kirjoittaa se sanatarkasti.

Jos kokouksessa äänestettiin, ilmoittakaa sen tulokset (kuinka moni äänesti "puoleen" ja kuinka moni äänesti "vastaan"). Siinä tapauksessa, että kokouksessa oli vähän läsnä, sinulla on mahdollisuus merkitä myös kaikkien äänestäneiden nimet ja sukunimet.

Älä viivypöytäkirjan tallentaminen takapolttimeen, koska tänä aikana voit unohtaa kokouksen yksityiskohdat.

Neuvottelupöytäkirja

Neuvottelut eroavat tavallisesta liiketapaamisesta siinä, että niissä keskustellaan yleensä yhdestä tai muutamasta asiasta, joilla on suuri merkitys molemmille osapuolille. Tässä tapauksessa protokolla on mahdollisuus tallentaa kaikki keskustelun vivahteet ja osapuolten vaatimukset. Käsiteltävänä olevaa asiaa ei aina ratkaista heti ensimmäisten neuvottelujen jälkeen, joten johtajat tai muut työntekijät tarvitsevat aikaa ja täydelliset tiedot kokouksesta.

Neuvottelupöytäkirja laaditaan samalla periaatteella kuin mikä tahansa liikeasiakirja.

On tarpeen ilmoittaa kuvatun tapahtuman päivämäärä, asiakirjan numero ja otsikon täysi versio. Tämän jälkeen tulee johdanto, josta käy ilmi läsnäolijoiden luettelo ja tärkeimmät keskustelunaiheet.

Pääosassa tiedot jaetaan yleensä kolmeen osaan: "Kuunneltu", "Puhuttu", "Päätetty". Pöytäkirjan täysversiossa kaikkien puhujien sanat lainataan sanatarkasti. Joissakin tapauksissa pöytäkirjasta julkaistaan myös ote, joka kopioidaan tietyn osan siitä.