Jokaisen yrityksen tulee käyttää aktiivisesti sellaista johtamistyökalua, kuten tulo- ja menobudjetointia (jäljempänä BDR). Mikä se on? Yritetään ymmärtää tämä artikkeli.
Perusmääritelmät
Jokaisella liiketoimintayksiköllä on oma BDR-järjestelmänsä riippuen taloussuunnittelustrategian valinnasta ja asetetuista tavoitteista. Siksi BDR:ää määriteltäessä, mitä se on ja mikä sen tarkoitus on, on ymmärrettävä, että se johtamisteknologiana missä tahansa yrityksessä pyrkii saavuttamaan omat tavoitteensa ja käyttämään omia keinojaan ja työkalujaan.
Budjetit laaditaan sekä yritykselle kokonaisuutena että sen yksittäisille toimialoille. Tulojen ja menojen budjetointi on kaikissa rakenneyksiköissä koordinoitu työsuunnitelma, jossa yhdistyvät yksittäiset budjetit ja jolle on ominaista tiedonkulku taloussuunnittelun alan esimiespäätösten tekemiseen. Tässä budjetissa suunniteltu tulos ja kassavirrat huomioidaan kokonaissummana. Siten vastaamalla kysymykseen, onko BDR -mitä se on, voidaan väittää, että tämä on tulosta monista keskusteluista sekä tulevaisuuden päätöksenteosta yrityksen kohtalosta, mikä edistää sen tehokasta toiminnan ja talouden hallintaa.
Budjetin laadinnan aikana suoritettavat laskelmat mahdollistavat tehtyjen päätösten täytäntöönpanoon tarvittavan rahamäärän määrittämisen oikea-aikaisesti ja täysimääräisesti. Tässä tapauksessa puhumme näiden varojen (esimerkiksi lainattujen tai omien) vastaanottolähteiden muodostumisesta.
BDR:n tehokkuuden arviointi
Millainen käsite tämä on ja miten sitä voidaan arvioida, voidaan arvioida vasta panostettuna aikana. Budjetin kehityksen vaikutus riippuu siis siitä, kuinka paljon yrityskokonaisuuden joustavuuden aste ilmenee johdon toiminnan tulosten ennakoinnilla. Taloudellinen suunnittelu ja budjetointi mahdollistavat perusasetusten määrittelyn kullekin yksittäiselle kokonaisuuden toiminta-alueelle sekä erilaisten vaihtoehtojen laskennan sekä vastauksen valmistelun mahdollisiin sisäisen ja ulkoisen ympäristön muutoksiin.
Budjettifunktiot
Nämä toiminnot riippuvat BDR-muodostuksen vaiheesta ja sen toteutuksesta. Raportointikauden alussa tämä talousasiakirja on suunnitelma myynneistä, kuluista ja muista rahoitustapahtumista tulevalle vuodelle. Raportointikauden lopussa hän toimii jo arvioijan (mittarin) roolissa, jonka avulla on mahdollista verrata todellisia ja suunniteltuja indikaattoreita, jotta voidaan tehdä muutoksia yrityksen myöhempään toimintaan.
BDDS:n ja BDR:n toiminnot ovat samank altaisia ja ne voidaan esittää seuraavalla luettelolla:
- analyyttinen (strategian korjaus, ideoiden uudelleen miettiminen, uusien tavoitteiden asettaminen ja vaihtoehtojen analysointi);
- rahoitussuunnittelu;
- kirjanpito (edellisellä kaudella jo tehdyt toimenpiteet on otettava huomioon, jotta oikeita päätöksiä voidaan tehdä tulevaisuudessa);
- taloudellinen valvonta (tehtävien ja saatujen tulosten vertailu, heikkouksien ja vahvuuksien tunnistaminen);
- motivoiva (muodostetun suunnitelman ymmärtäminen, rangaistus sen toteuttamatta jättämisestä ja rohkaisu sen täyttämisessä ja ylitäyttössä);
- koordinointi;
- viestintä (yrityksen rakenteellisten osien suunniteltujen indikaattoreiden koordinointi, kompromissien löytäminen ja vastuullisten toteuttajien osoittaminen suunnitelman yhteen tai toiseen kohtaan).
BDDS:n ja BDR:n vertailu
BDR (tulo- ja kulubudjetti) sekä BDDS (kassavirtabudjetti) ovat tärkeimmät talousasiakirjat, jotka on esitettävä esimerkiksi pankkilaitokselle lainaa haettaessa. Näiden kahden välillä on kuitenkin ero:
- BDDS on kassaperusteinen, BDR suoriteperusteinen;
- BDR on nettotulossuunnittelua, ja BDDS:n avulla kassavirrat suunnitellaan;
- BDR heijastaa digitaalista materiaalia ilman välillisiä veroja, kuten arvonlisävero ja valmisteverot, ja BDDS:ssä kaikki indikaattorit on esitetty ottaen huomioon nämäverot;
- näillä kahdella asiakirjalla on rakenteellisia eroja: BDR:ssä on artikloja poistoista ja uudelleenarvostamisesta, ja BDS:ssä on artikkeleita lainattujen varojen vastaanottamisesta ja palauttamisesta;
- ja tietysti erot näiden asiakirjojen tarkoituksessa: BDR:ää käytetään suunniteltujen kustannusten, kannattavuuden, tuottojen ja voiton laskemiseen ja BDDS:ää tarvitaan kassavirtojen ja selvitystilien seuraamiseen yrityksestä.
Budjetoinnin päävaiheet yrityksessä
Ensimmäinen vaihe on rahoitusrakenteen muodostaminen ja sen tavoitteena on kehittää malli sellaisesta rakenteesta, joka mahdollistaisi vastuun luomisen itse budjetin toteuttamisesta sekä tulolähteiden hallinnan ja kulut.
Toinen vaihe sisältää budjettirakenteen muodostamisen, ja se määritellään liiketoimintayksikön konsolidoidun budjetin yleiseksi kaavioksi. Tässä vaiheessa yrityksen budjetin kuluerät ansaitsevat erityistä huomiota.
Kolmannen vaiheen toteutuksen tulosten perusteella muotoillaan yrityksen kirjanpito- ja rahoituspolitiikkaa. Toisin sanoen luodaan kirjanpidon, toiminta- ja tuotantokirjanpidon sääntökokonaisuus, jossa otetaan huomioon budjetin laadinnassa ja sen toteuttamisen seurannassa hyväksytyt rajoitukset.
Neljäs vaihe liittyy seurannan, suunnittelun ja analyysin järjestyksen ja menettelytapojen kehittämiseen, jos sattuu - sen epäonnistumisen syyt.
Ja lopuksi, viides vaihe liittyy jo budjetointijärjestelmän suoraan toteuttamiseen. Se sisältää työtä, jonka toteuttaminen liittyy tulevan kauden talous- ja toimintabudjettien laatimiseen, asianmukaisen analyysin tekemiseen, jonka tulokset voivat usein johtaa joihinkin budjettien tarkistuksiin. Tämän seurauksena yrityksen tuotot ja kulut muodostuvat vaadittuun määrään.
Kolme lähestymistapaa budjetointiprosessiin
Nykyaikaisessa kirjallisuudessa on kolme lähestymistapaa, joilla BDR-artikkeleita muodostetaan:
- alha alta ylös;
- "ylhäältä alas";
- yhdistetty.
Ensimmäistä lähestymistapaa käytetään suurissa yrityksissä, joissa rakennejaosien päälliköt laativat osastoille tai osastoille budjetteja, jotka sitten pienennetään koko konepajan tai tehtaan budjeteiksi. Budjetoinnin organisoinnin edellytyksenä on keskijohdon mittareiden koordinointi yrityksen ylimmän johdon kanssa.
Toisen lähestymistavan BBB-esimerkki osoittaa, että budjetointiprosessin suorittaa ylin johto ja alemman tason esimiesten osallistuminen on vähäistä.
Kolmas lähestymistapa on tasapainoisin ja välttää kahden edellisen lähestymistavan kielteiset vaikutukset.
Budjetoinnin hyveet
Kuten kaikilla talousilmiöillä, budjetointilla on sekä myönteisiä että negatiivisia puolia. Edut sisältävät:
- edistää motivaatiota ja positiivista asennettajoukkue;
- koordinoi tiimin työtä kokonaisuutena;
- säännöllisen analyysin ansiosta voit säätää budjettia ajoissa;
- on työkalu suunniteltujen ja toteutuneiden tulosten vertailuun.
Budjetoinnin puutteet
Tärkeimmistä puutteista on syytä korostaa seuraavia:
- erot eri ihmisten käsityksissä budjeteista;
- korkeat kustannukset ja budjetointiprosessin monimutkaisuus;
- budjettimotivaation puute, jos sitä ei kerrota kaikille työntekijöille.
