Piditpä siitä tai et, mikään toiminta ei ole mahdollista ilman apua ja apua. Työskenteletpä sitten pienessä tai suuressa yrityksessä, olet varmasti vuorovaikutuksessa monien muiden organisaatioiden johtajien ja työntekijöiden, kollegojesi tai työnantajien, kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa. Samanaikaisesti käytät liike- ja henkilökohtaista kirjeenvaihtoa, usein sähköpostitse.
Tietenkin pyyntökirje kirjoitetaan vain, kun siihen on hyvä syy: tarvitaan tietoja, asiakirjoja, materiaaliapua, mitä tahansa toimenpiteitä. Siksi sen tekstin on oltava asianmukainen. Hänen on ilmaistava selkeästi ongelman ydin ja sen ratkaisutavat, toive tai vaatimus. On mahdotonta hyväksyä tunteiden roiskumista tällaisissa kirjeissä, niitä tulee hillitä, vaikka lähin henkilö lukisi sen, liikekirjeenvaihdosta puhumattakaan. Se on hassua, mutta useimmat kirjeenvaihtajat, jotka eivät ole aikanaan opiskelleet etiketin sääntöjä, tekevät tämän virheen ja kirjoittavat teksteihin:”Ihmeellistä! Me vaadimme! Tiukasti! Siksi usein tällainen yliemotionaalinen pyyntökirje ei saa odotettua reaktiota, muttavastaanottaja jättää sen huomiotta.
Jotta tämä ei tapahdu, kysy tärkeimmät kysymykset ennen kirjoittamisen aloittamista: "Mihin se on tarkoitettu?", "Mihin tulokseen sinun on päästävä?" Sen jälkeen on helpompi muotoilla päälause, esimerkiksi: "Pyydän sinua rahoittamaan hanketta …", "Luotan osallistumiseenne …" Yksi pyyntökirje voi sisältää useita vetoomuksia tai ehdotuksia osoitteessa kerran, sitten asiaankuuluvat sanat, kuten: toivomme…”, “Tämän lisäksi…”, “Samalla pyydämme apua…”.
Et voi missään tapauksessa sivuuttaa alkeellisen kohteliaisuuden sääntöjä, joten riippumatta siitä, onko kyseessä henkilökohtainen vai liikekirje, pyyntö on esitettävä oikein. Ja riippumatta siitä, kuinka paljon pidät tai et pidä sen vastaanottajasta, muista, että kynällä (näppäimistöllä) kirjoitettua ei voi leikata kirveellä. Lisäksi minkä tahansa viestin voi lukea paitsi vastaanottaja, myös hänen kollegansa, sukulaiset, ystävät. Miksi nolata itseäsi ja muita?
Etiketin säännöissä sekä liikekirjeenvaihdon säännöissä on erittäin tärkeää pystyä tervehtimään keskustelukumppania. Jopa työskennellessäsi myyjänä kioskeissa on mahdotonta hyväksyä, että joku jätetään ilman tätä tärkeää hostellin elementtiä, varsinkin jos käännytään jonkun puoleen saadakseen apua. Siksi jokaisen pyyntökirjeen tulee alkaa ytimekkäällä ja kunnioittavalla tervehdyksellä ja päättyä hyvään toivotukseen ja kohteliaiseen jäähyväiseen, jonka lukemisen jälkeenvastaanottaja, vaikka hän ei tuntisikaan sinua henkilökohtaisesti, ymmärtää, ettei hän ole tekemisissä hysteerisen ihmisen kanssa, vaan henkilön kanssa, joka hallitsee itseään.
Kuvitellaanpa lyhyesti, miltä pyyntökirjeen pitäisi näyttää rakenteellisesti? Esimerkki: tervehdys, lyhyt kuvaus tilanteesta, kysymyksen ja vetoomuksen ydin, avun toivon ilmaus, kohtelias jäähyväiset.
Elämässämme luot joka päivä teoillasi vapaaehtoisesti tai tahattomasti mainetta itsellesi. Kirjoittamasi kirjeet ovat erittäin tärkeä osa tätä elämänprosessia.
