Asiakirjanhallinta on tärkeä lenkki toimistotyössä

2024 Kirjoittaja: Henry Conors | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-02-12 06:55

Työnkulku ymmärretään säännöiksi, joilla allekirjoitettuja ratkaisuja edistetään yrityksen tai laitoksen sisällä siitä hetkestä lähtien, kun ne saapuvat arkistovarastoon. Tämän käsitteen perustana on asiakirjan vastaanottaminen, sen käsittely, siirtäminen toimeenpaneville elimille, organisatoriset toimenpiteet toteuttamista varten, sertifiointi, toteuttaminen, säilytys.

Tämä on prosessi, joka ottaa huomioon asiakirjan liikkeen tapaukset sekä sen liikkumisnopeuden näiden tapausten läpi. Asiakirjavirta on prosessi, joka on korreloitava hallintokoneiston tiedotustoiminnan kanssa, jokaisen yksittäisen päätöksen dokumentoinnissa, uusien vastaanotettujen asiakirjojen tallentamisessa.

V altava määrä puutteita monien hallintolaitteiden toiminnassa liittyy juuri asiakirjojen liikkumisen huonoon organisointiin. Esimerkiksi johdon päätösasiakirjan levitysprosessiin tulisi kuulua kolme pakollista osaa:

• tietotuki tehtävälle päätökselle (tämä sisältää luotettavaa tietoa,päätöksen oikeellisuuden vahvistaminen);
• itse päätöksen dokumentointi (säädösasiakirja);
• toteutuksen valvonta (johon sisältyy ehdotetun työn organisointi, tehtävän suorittamismenetelmät, ehtojen ja määräaikojen noudattaminen).

Kuten yllä olevasta esimerkistä voidaan nähdä, työnkulku on tiedon kerääminen, jonka perusteella hallinnollinen päätös tehdään; itse päätöksen valmistelu, mukaan lukien toimittaminen, koordinointi, laatiminen hyväksymiseen asti. Kaikki edellä mainitut vaiheet edellyttävät asiakirjan siirtämistä paitsi yrityksen rakenteellisten osastojen välillä, myös esiintyjien välillä teknikoista, asiantuntijoista johtajiin. Johtopäätös tästä esimerkistä on seuraava: mitä suurempi asiakirjan siirtonopeus, sitä korkeampi sen suorittamisen laatu kussakin tietyssä vaiheessa, sitä parempi on koko yrityksen hallintaprosessi.

Itse termi esiintyi kirjallisuudessa jo 1920-luvulla. Sitten uskottiin, että työnkulku on työn organisointi, jonka tavoitteena on koko v altiokoneiston järkevä rakentaminen, vastuiden jakaminen eri esiintyjien ja palvelujen välillä. Vuonna 1931 Institute of Management Technology teki ensimmäisen yrityksen säännellä toimistotyön organisoinnin yhtenäisiä periaatteita. Laadittiin säännöt, joiden mukaan asiakirjojen vastaanotto ja luovutus, toimeenpanosäännöt ja allekirjoituksen määräykset tulee suorittaa. Seuraavat taloudellisen kehityksen vaiheet saivat sellaisen käsitteen lainsäädännöllisen sääntelyn kuintoimistotyötä, jossa pääpaino oli yksittäisissä teknisissä toiminnoissa. Asiakirjojen hallintaohjelmaa ei mainittu näissä säädöksissä, vaikka itse asiassa kaikki johtui asiakirjojen liikkumisen järjestämisestä. Vuodesta 1974 lähtien allekirjoitettiin koko dokumenttien hallinnan prosessia säätelevä pääasiakirja, joka on edelleen voimassa.

Tätä lainsäädäntöä kutsutaan "Unified State Records Management Systemiksi" (USSD), jonka kohdat on omistettu asiakirjojen liikkumisen järjestämiselle, niiden käsittelyn teknisille menetelmille ja soveltamissäännöille. Tämä kokoelma muotoilee perussäännön: "Dokumenttivirta on asiakirjan operatiivista liikkumista lyhintä reittiä pitkin, mukaan lukien vähimmäisaika- ja työkustannukset." Vain hyväksyttyä sääntöä soveltamalla käytännössä voidaan luottaa maan väestön elämän paranemiseen, v altion talouden kasvuun.

Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi tarvitaan älykkäitä, kurinalaisia ja vastuullisia johtajia, joille USSD:hen perustuvan työnkulun käyttöönotto on kunnia- ja omantunnonasia.