Projektitoiminnan avulla voit käyttää tehokkaimmin käytettävissä olevien resurssien, ajan ja lopputuotteen laadun suhdetta. Osaavan suunnittelun avulla on mahdollista toteuttaa oikea-aikaisesti korjaavia johtamistoimenpiteitä milloin tahansa projektin elinkaaren jokaisessa vaiheessa. Asianmukaisen metodologian avulla voidaan laskea etukäteen teknisen dokumentaation tuottamisen kokonaiskustannukset, keskimääräinen toteutuksen kesto ja määrittää kussakin vaiheessa vastuuhenkilöt (OBS-rakenne, RAM-matriisi). On tärkeää suunnitella oikein täydellinen töiden luettelo (rakenna projektin WBS-pohja) ja niiden toteutusjärjestys (kuvaa PDM-verkko). Etukäteen tulee määrittää tehtäväketju, jonka etenemistä tulee valvoa tarkasti. Koska niillä ei ole varausta, niiden toteuttamisen kokonaiskesto määrittää projektin kokonaiskeston (kriittisen polun menetelmän mukaan).
Johtamisen merkittävää helpottamista helpottaa esimerkiksi vastuumatriisi (tai lineaarinenajoittaa). Se on rakennettu valmiiksi kehitetyn WBS-rakenteen (suoritetun työn hierarkkinen perusta) ja OBS-rakenteen (esiintyjien organisaatiorakenne) pohj alta. Sitä käytetään johtajuuteen ottamalla käyttöön vastuullisuusperiaate (Principle Responsibility).
Jokainen ohjelman sisältämä tehtävä on yksilöitävä asianmukaisten asiantuntijoiden mukaan. Projektille luodaan vastuumatriisi - tämä on suunniteltujen yhteyksien näyttö (useimmiten - graafinen). Se on kuvattu taulukon muodossa, joka perustuu WBS- ja OBS-rakenteiden suhteisiin. Sitten ensimmäinen esitetään matriisin pystyriveinä ja toinen vaakasuuntaisina sarakkeina. Jokaiselle WBS-elementille yksilöidään työntekijä, joka koordinoi sen toteutusta. Vastaava kyltti asetetaan kahden komponentin leikkauskohtaan.
Oikein tehtynä vastuullisuusmatriisin pitäisi antaa käsitys siitä, kuka hallitsee kunkin linkin suorittamista alemman tason hierarkkisessa rakenteessa. Vain yksi henkilö voi olla vastuussa minkä tahansa WBS-elementin suorittamisesta. Mutta työn useiden osien etenemistä voi hallita yksi henkilö.
RAM - näin kuvataan lyhyesti projektin vastuumatriisia (Responsibility assignment matrix) - raportoinnin ja vastuiden jakautuminen taulukon muodossa. Hyvin organisoidussa ohjelmassa on noudatettava sääntöä, että minkä tahansa suorittamisentavoitteita valvoi tietty hallintoelin. Esimerkiksi projektipäällikkö - tehtävä (kaikki tehtävät), vastuulliset toteuttajat - yksittäiset elementit jne. Itse asiassa tällä tavalla rakennetaan tavoitepuu. Sen on vastattava rakenteen jakamisjärjestystä, jolle idean toteuttaminen on uskottu. Kaikkien suunniteltuun työhön osallistuvien henkilöiden toiminnalliset vastuut määräytyvät vastuumatriisin mukaan. Sen avulla määritellään joukko tehtäviä, ja ihmiset ovat henkilökohtaisesti vastuussa niiden toteuttamisesta.
Oma ohjelmisto helpottaa projektin valmistelua. Sen avulla voit tehdä WBS- ja OBS-rakenteita, luetteloita töistä vaiheittain ja ohjaamalla paljon nopeammin. Sama RAM-vastuumatriisi luodaan, mutta yksityiskohtaisemmassa muodossa. Siten ilman tarpeetonta vaivaa on mahdollista hankkia tarvittavat taulukot sopivissa ohjelmistopaketeissa. Ja myös tarvittaessa muuttaa nopeasti kaikkia projektin tietoja, samalla kun saat niiden päivitetyn graafisen näytön.
