Kirjaston projektitoiminta: muodot, menetelmät, kehitysvaiheet ja esimerkit

2024 Kirjoittaja: Henry Conors | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-02-12 07:02

Tänään maassa ei ole enää kirjastoja, jotka eivät luoisi erilaisia projekteja, eivät osallistuisi erilaisiin kilpailuihin, koska juuri kirjaston projektitoiminta parantaa laitoksen taloudellista tilaa ja vahvistaa sen rooli alueella. Näin palveluiden laatu paranee ja lukijat ovat tyytyväisiä. Kirjastojen projektitoiminnan avulla voit hankkia oman kuvan ja tehdä siitä paljon paremman. Näin teokseen ilmestyy uusia näkökulmia.

Mitä projektit ovat

Projektin luonne ja tavoitteet voivat olla täysin erilaisia. Esimerkiksi pilottiprojekti. Tämä on toteutuksen ensimmäinen, kokeiluvaihe, jolla varmistetaan, että valittu toimintajärjestelmä on tehokas ja helppo soveltaa. Samalla koulutetaan koko hankkeessa mukana oleva työntekijöiden työryhmä. Kirjaston projektitoiminnan muodot ja menetelmät määritellään, tarvetyöjärjestelmän kokoonpano, organisatoristen ja teknisten toimenpiteiden suunnitelma. Kaikki tämä antaa pilottihankkeen jo toteutusvaiheessa. Kustannukset pienenevät merkittävästi ja samalla hankkeen toteuttaminen täydessä mittakaavassa nopeutuu. Projektin pilottiversion kesto on rajoitettu kolmeenkymmeneen päivään.

Tietoprojekti valmistetaan puhtaasti käyttäjien toiveiden ja tarpeiden mukaan. Kirjastojen innovaatio- ja suunnittelutoimintaan kuuluu merkittäviin muutoksiin perustuvia hankkeita, tuttujen formaattien muutoksia, nykyaikaisten teknologioiden ja innovaatioiden käyttöä. Innovatiiviset projektit herättävät aina paljon käyttäjien huomiota. Markkinointiprojekti on suunniteltu mahdollisimman laajalle yhteydelle alueen yleisöön, ja tämän yhteyden tulee olla molemminpuolinen. Strateginen projekti on pitkäjänteistä toimintaa, jonka näkymät ovat kaukana. Organisaation suunnittelu suuntautuu aina monimutkaisemmalle tasolle. Esimerkiksi ihmiset kokoontuvat ratkaisemaan hyvin monimutkaisia ongelmia ja kehittämään projektin, joka on paljon suurempi.

Yritys- tai kumppanuushanke perustuu yksityishenkilöiden ja oikeushenkilöiden väliseen sopimukseen, jossa oikeudet ja velvollisuudet ovat täysin tasa-arvoisia. Taloushanke laaditaan pitkäjänteisessä muodossa, jossa ratkaistaan kirjaston ensisijaiset tehtävät. Tämäntyyppisissä projekteissa määräajat asetetaan kuitenkin aina tarkasti. Koulutusprojekteja käytetään useimmiten lastenkirjastojen projektitoiminnassa, koska suunnat voivat olla tässä vain koulutus, taitojen, tietojen parantaminen ja yleissivistys. Sosiaalinen hanke on yleensä tarkoitettuyksi ihmisryhmä ja sen tarkoituksena on auttaa ja parantaa heidän elämäänsä.

Kulttuuri- ja vapaa-ajan hanke on erittäin suosittu kaikkialla, missä tahansa maaseutukirjastohankkeessa toiminta perustuu tähän työmuotoon. Täällä kirjasto toimii vapaa-ajan keskuksena, tällaiset tapahtumat ovat yleensä erittäin näyttäviä: nämä ovat musiikki- ja kirjallisuusiltoja, teatteriesityksiä, esitelmiä, festivaaleja, yleisiä vapaapäiviä, luovia iltoja ja erilaisia näyttelyitä. Ammatillinen kehittämishanke toteutetaan työntekijöiden tiimissä ja sen tavoitteena on parantaa, parantaa kirjaston työntekijöiden erityisosaamista.

Mega- ja monoprojektit

Hankeluokituksia on epätavallisen paljon. Erikseen niitä voidaan tarkastella mittakaavassa ja jakaa kansainvälisiin, v altioiden välisiin, alueellisiin ja alueiden välisiin, kansallisiin, toimiala- ja sektorienvälisiin, osastollisiin, yhtiöllisiin sekä yhdessä kirjastossa toteutettaviin hankkeisiin. Jälkimmäistä voidaan kutsua monoprojektiksi, mutta on myös moniprojekteja - toteutus tapahtuu useissa kirjastoissa ja megaprojektit - erittäin laaja, ainakin alueellinen hanke.

Kotimaisissa julkaisuissa ei ole yhtenäistä määritelmää käsitteelle "megaprojekti". Kuitenkin myös maaseutukirjastojen ohjelma- ja projektitoiminta on toisinaan mukana erikoistuneissa integroiduissa ohjelmissa, joilla on yksi tavoite ja monia heterogeenisiä, toisiinsa läheisesti liittyviä hankkeita, joita toteutetaan eri johtamistasoilla. Aluetasolla megaprojekti sisältää myösmoni- ja yksiprojektit, jotka useimmiten liittyvät kulttuuriympäristön kehittämiseen - kirjastosektori, teatterit, museot, vapaa-ajankeskukset. Mutta pääehto: kaikkia hankkeita yhdistää yksi tavoite, kohdennetut aineelliset ja taloudelliset resurssit sekä toteutusaikakehys.

Megaprojekteja kehitetään aina hallinnon korkeimmilla tasoilla - v altioiden välisellä, osav altion, tasavallan tai alueen tai alueen tasolla. Ne ovat aina kalliita, aikaa vieviä, ja niiden toteutus on pitkä, ja niihin liittyy syrjäisiä alueita, joiden infrastruktuuri ei ole riittävän kehittynyt. Mutta niillä on aina vaikutusta koko alueen tai jopa maan kulttuuriseen ja sosiaaliseen ympäristöön.

Tässä tarvitaan erityisiä johtamis- ja koordinointimenetelmiä, huolellista valmistelua. Esimerkki megakokoisten kirjastojen ohjelma- ja projektitoiminnasta on Soros-säätiön vuonna 1998 käynnistämä Pushkin Library -tapahtuman pitäminen, joka toteutettiin erittäin laajasti, kesti kolme vuotta ja vain ensimmäinen kaikista myyty. 20 miljoonaa dollaria. Osallistui kirjaston megaprojektiin 83 Venäjän federaation subjektin alueella.

Projekti-idea

Kaikki projektit ovat aina kokonaisia toimia, joiden tarkoituksena on tunnistaa ja ratkaista tietty ongelma. Ja jokaisella ongelmalla on alkuperänsä ja lopullinen ratkaisunsa. Siksi lopputuloksen saavuttaminen kirjastojen projektitoiminnassa on aina läsnä. Projektin idea on väistämättä yhteiskunnallisesti merkittävä, vaikka itse hanke on pieni ja vaatimaton, sentulokset ovat varmasti hyödyllisiä ja tarpeellisia tietylle osalle väestöstä. Kirjastojen projektitoiminta tähtää aina tiettyyn tulokseen. Se voi olla mikä tahansa konsepti tai palvelu, joka valmistuu koostumukseltaan ja ominaisuuksiltaan hankkeen mukaisesti.

Miksi kirjastot tarvitsevat projekteja? Tämä on ennen kaikkea ei-kaupallista toimintaa, mutta se on tärkeää, koska se muuttaa tilannetta tarjoamalla laadukkaimman, täydellisimmän ja tehokkaimman tiedon saatavuuden - sekä kohdelukijaryhmille että lukijaryhmille. paikallisyhteisön laajimmassa kattavuudessaan. Kirjastojen suosituin ohjelma- ja suunnittelutoiminta. Yleisesti uskotaan, että yhteishankkeet ovat tehokkaimpia, kun yhteistyötä tehdään muiden kirjastojen, kulttuuri- tai tietolaitosten, kuntien sekä yleishyödyllisten järjestöjen kanssa. Tämä on tietysti totta, mutta se ei tarkoita ollenkaan sitä, etteikö kirjasto voisi onnistuneesti toteuttaa ohjelma- ja projektitoimintaa yksinään.

Projektityön vaiheet

Kun hanke toteutetaan, tulee aina uusia palveluita - sosiaalisia, kulttuurisia, informaatiota, koulutusta, uusia mahdollisuuksia avautuu, jopa uusia rakenteita ilmaantuu. Kauan ennen raportin laatimista kirjaston ohjelma- ja projektitoiminnasta tällaisten tapahtumien järjestämisen merkitys tulee selväksi. Jokaisella projektilla on samat perusominaisuudet. Tämä on aikaraja - projektin alkamishetkestä ongelman täydelliseen ratkaisuun, toisin sanoentyön valmistuminen, kun hankkeessa esitetyn ongelman ratkaisun tuloksen valmistuminen on osoitettu ja perusteellisesti jäsennelty

Alla näkyy erityisesti, miten kirjaston ohjelma- ja projektitoiminnasta kirjoitetaan raportti kokonaisuudessaan ja miten on erillinen projekti erityisesti. Mitä tahansa hanketta toteutettaessa tarvitaan tietty määrä resursseja tavoitteen saavuttamisen varmistamiseksi. Kirjastoprojektin työvaiheet voidaan kuvata seuraavasti: ensin kehitetään konsepti, sitten se toteutetaan ja sitten viedään päätökseen. Inspiraatiota saa katsomalla muita jo kehitettyjä projekteja. Projektitoiminta kirjastossa alkaa aina tästä. Ja aina on oma idea. Alkuvaiheessa kerätään ja analysoidaan primääritietoa, tunnistetaan ongelmatilanteet, jotka kaipaavat muutosta. Sitten määritellään tavoitteet, asetetaan tehtävät, ilmoitetaan tärkeimmät vaatimukset sekä tarvittavat varat ja aika.

Sen jälkeen analysoidaan projektiympäristöä, kartoitetaan osallistujien valinta ja riskit. Prosessin aikana määritetään kaikki mahdolliset tavat ratkaista tämä ongelma ja valitaan optimaalinen. Kaikki onnistuneesti kehitetyt projektit kirjaston projektitoiminnassa alkavat tällä tavalla. Mielenkiintoisin ehdotuksista tunnistetun ongelman ratkaisemiseksi hyväksytään. Ja kun konsepti on valmis, voit alkaa etsiä rahoitusta. Ei ole niin paljon organisaatioita, jotka ovat valmiita rahoittamaan kirjastoja, mutta niitä silti löytyy. Rahoitushakemusta tehdään.

Idea, tavoite, tehtävät

EnnenEnsinnäkin on päätettävä projektin pääideasta: mitkä käyttäjäryhmät tarvitsevat sen toteutusta, vastaako hankeidea kohdeyleisön tarpeita ja vaatimuksia sekä nykyinen tilanne, miksi tämä tarve voi syntyä ollenkaan ja voiko tämä kirjasto ratkaista nämä ongelmat. Tässä on tarpeen korreloida vaatimuksia: koulun kirjaston projektitoiminta poikkeaa merkittävästi yliopiston toiminnasta. Ajatus on vahvistettava konkreettisilla tiedoilla, asiantuntija-arvioilla, todellisilla tilastoilla, käyttäjien pyynnöstä, lehdistöjulkaisuilla ja vastaavilla.

Suurimmat vaikeudet syntyvät tavoitteiden ja tavoitteiden muotoilussa. Tavoitteena on tuttuun tapaan pitkän aikavälin tulos, lopputuote, juuri se, mikä aiheuttaa tarpeen toteuttaa projekti, eli nämä ovat toistaiseksi yleisiä lausuntoja, joita ei ole vahvistettu määrällisesti ja laadullisesti. Kaava halutun tuloksen saavuttamiseksi. Onnistuneet esimerkit kirjastojen projektitoiminnasta osoittavat, että tuloksen pitkäjänteisyys ei estä tekijöitä vastaamasta kysymykseen "miksi?". Tehtävät ovat yleensä helpompia, nopeampia ja helpompia käsitellä, koska ne liittyvät läheisesti ratkaistavaan ongelmaan, ovat aina konkreettisia ja tarjoavat projektin välituloksia lopullisiin, heijastavat tilanteen muutoksia - määrällisiä ja laadullisia, ja useimmat mikä tärkeintä - heillä on aina toimintaa.

Siksi on tarpeen asettaa tehtäviä, jotka ovat mittavia ja tarkkoja. Kun päätös kuulostaa: "paranna tämä" tai "paranna tämä", itse tehtävä jää keskeneräiseksiratkaistu, koska tarkkaa tulosta ei ole ilmoitettu. Kirjaston projektitoiminnan raportissa ei saa olla näin epämääräistä sanamuotoa. Tässä tarvitaan selkeitä verbejä: "muuta tähän", "yhdistä tämä ja tuo", "luo tämä" ja niin edelleen. Voit testata itseäsi kysymyksillä, kun muotoilet ongelmaa. Esimerkiksi: onko tällä tehtävällä tarkka määräaika sen suorittamiselle, tee "mitä" ja "miten" korvaa "miksi" ja "miksi" kaikkialla, onko tämän tehtävän ratkaisun tulos mahdollista tarkistaa ja mitata, onko tämä tehtävä toteutettavissa onko tämän tehtävän ehdot ylipäätään kaikille selvät, tuleeko tämän tehtävän ratkaisu tuloksen kann alta merkityksellisempää kuin itse tavoite?

Kehitysvaihe

Kehitysvaiheen sisältönä on työstää läpi kaikki hankkeen sisältämät pääkomponentit ja valmistella se täysimääräisesti toteutusta varten. Ensinnäkin on nyt tarpeen nimittää projektipäällikkö ja muodostaa tiimi. Toiseksi, kehittele projektin rakennetta, resursseja, tunnista päätyöt ja määritä kunkin vaiheen lopputulos.

Ajoitetut suunnitelmat, työaikataulut laaditaan, tuki mietitään - selvitetään projektin budjetti ja arvio, ohjaus- ja hallintatekniikat, lasketaan mahdolliset riskit. Lopuksi tässä vaiheessa allekirjoitetaan sopimus hankkeen rahoittamisesta. Kaiken tämän rakennesuunnittelun pitäisi siirtyä kehitysvaiheeseen.

Projektin tekijöille pitäisi olla tällä hetkellä täysin selvää, millaisia toimia tarvitaan, jotta tavoite saavutetaantulokset, sekä väli- että lopullinen. Tässä vaiheessa on jo selkeästi määritelty, mitä tarkalleen tehdään, kuka tekee suunnitellut toimet, miten hän sen tekee, milloin se tapahtuu, mikä on toimintojen järjestys, mitä resursseja tämä kaikki vaatii.

Toteutusvaihe

Nyt on päästävä käsiksi projektin päätyöhön, jota johtaja seuraa niitä jatkuvasti jokaisen toimenpiteen aikana. Tätä varten hän tarvitsee yksityiskohtaisen seurannan kaikkien todellisten tietojen keräämisestä voidakseen verrata niitä suunnitelmiin. Projektin lopussa tulee saavuttaa kaikki työn alkuvaiheessa hahmotellut lopulliset tavoitteet. Tulokset välttämättä lasketaan yhteen ja projekti päättyy.

Projektin toteutusvaiheessa työn pääsisältö on yleensä mainostoimiston organisoiminen, esitysten pitäminen, jonka jälkeen projekti käynnistetään. Menetelmämateriaalia ja julkaisuja joukkotiedotusvälineissä kehitetään. Projektin tulos arvioidaan, tulokset lasketaan yhteen ja sitten seuraa raportointiosio.

Raportit laaditaan sekä informatiivisesti että taloudellisesti (niille organisaatioille, jotka olivat sponsoreita). Projekti on suljettu, joskus juhlallisesti. Paras projekti on se, joka ei koskaan pääty sen tuomaan hyötyyn. Tällöin tulokset ovat kestäviä ja saatuja kokemuksia voidaan jakaa muille organisaatioille ja kirjastoille.

Hankedokumentaatio

Projektisuunnittelu sisäänasiakirjojen pitäisi näyttää suunnilleen tältä:

1. Nimilehdellä hankkeen nimi, sen tekijät ja hakijaorganisaatio.

2. Johdanto-osa, jossa on lyhyt kuvaus hankkeesta - enintään viisi lausetta, joissa hahmotellaan lausunto ja kuvaus ongelmasta, jota varten hanke luotiin, ja sitten vakuuttava näyttö hankkeen tarpeellisuudesta ja perusteluista (monet) liioittele hieman tätä merkitystä, ja aivan oikein).

3. Hankkeen tarkoitus ja lopputulos sen toteuttamisen jälkeen ilmoitetaan.

4. Tehtävät ja niiden ratkaisutavat ovat rivissä.

5. Tarkemmat tiedot hankkeen osallistujista. Tietoja projektipäälliköltä. Esiintyjistä. Tietoja kumppaneista.

6. Hankkeen yleinen sisältö ja luettelo kunkin ongelman ratkaisemiseksi tarvittavista toimista. Täällä on kätevä käyttää taulukoita ja kaavioita, joissa on tapahtumapäivämäärät ja vastuuhenkilöt.

7. Kustannusarvio - projektin budjetti.

8. Kaikki odotetuista tuloksista.

9. Kehitysnäkymistä hankkeen tulosten perusteella.

Jälkisanat

siksi tämä luova prosessi houkuttelee työntekijöitä ilman mitään pakkoa sekä kirjastovieraita ja muita alueen asukkaita.

Tarvitsee kirjoittaaettä projektityö on täynnä iloa ja kiitollisuuden sanoja, se edistää paitsi säilymistä myös jokaisen kirjaston hyvinvointia ja herättää siten viranomaisten ja yritysrakenteiden, eri järjestöjen, yhdistysten ja suuren yleisön huomion.

Lainsäädäntö ja uudet määräykset

Viime vuosikymmeninä maassamme on tapahtunut monia sosiaalisia ja taloudellisia muutoksia. On huomattava, että tilanne ei ole vielä täysin ratkaistu. FZ-131 otettiin käyttöön esimerkiksi paikallisessa itsehallinnossa, mikä vaikeutti suuresti sekä kirjastojen elämää että toimintaa. Muita lähestymistapoja nykyisen tilanteen hallitsemiseksi kehitetään kuitenkin.

Ja projektikehitys on yksi tehokkaimmista tavoista siirtää kirjastotyötä nykyaikaiseen suuntaan. Toistaiseksi näitä tekniikoita ei ole kehitetty täysin ja ne ovat usein spontaaneja, mutta näissäkin tapauksissa niillä on suuri vaikutus, vaikka kirjasto rajoittuu vain tämän suunnan yksittäisten elementtien toteuttamiseen.

Suunniteltu jakelujärjestelmä on jo menneisyyttä, myös oikeudellinen sääntely, hallinto on hajautettu. Kaikki nämä muutokset eivät voi muuta kuin vaikuttaa ihmisten psykologiaan, mukaan lukien kirjastonhoitajat. Ainoa asia, joka tulee apuun, on tietotekniikka, joka on tehnyt jyrkän kehityksen harppauksen viime aikoina. Tämä on korvaamaton arvo minkä tahansa kirjaston - kaupunki-, maaseutu- ja lastenkirjaston - projektitoiminnassa.