Toimistotyöntekijän ja virkamiehen perusnormit ja liikeetiketin säännöt

2024 Kirjoittaja: Henry Conors | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-02-12 06:46

Kun aloitat työn, huomaat pian, että kyky noudattaa liikeetiketin perussääntöjä edistää ammatillista menestystä millä tahansa alalla ja sitä arvostetaan yhtä korkealle kuin liiketoiminnallisia ominaisuuksia. Se auttaa sinua sopeutumaan helposti mihin tahansa tiimiin ja saavuttamaan nopeasti uskottavuuden kollegoiden ja johdon keskuudessa, varsinkin jos onnistut nopeasti ymmärtämään eron liike-elämän ja maallisen etiketin välillä ja opit valitsemaan oikean käytöksen.

Perusliiketoiminnan etiketti

Hyvät käytöstavat virastossa tai v altion virastossa eroavat jonkin verran siitä, mitä sen ulkopuolella pidetään kunnollisina (tavanomaisina).

Jos johtaja on mies, naisten ei pitäisi odottaa hänen nousevan ylös tullessaan toimistoon. Vaikka pomojen joukossa on hyvin kasvatettuja miehiä, joilla tämä tapa on saatettu refleksin tasolle ja jotka nousevat aina ylös, kun nainen tulee huoneeseen, tämä on poikkeus. Ja olkoon se mukavaa, mutta silti maallinen sävy työssä ei sovi. Toimistossa,v altion virastossa miespomo kävelee ensin ovesta, ja kun olet työmatkalla, hän astuu ensin autoon.
Sanat "kiitos" ja "olkaa hyvä" ovat työympäristössä vieläkin toivottavampia kuin "sosiaalisessa elämässä". Kiitä kollegoitasi kaikesta, mitättömästäkin palvelusta, äläkä unohda "taikasanaa", kun teet pyynnön tai yksinkertaisesti välität esimiehesi käskyn jollekin työntekijälle.
Hymyile aina kun tervehdit työtovereita ja vastaa heille hymyillen.
Puhu ihmisten kanssa rauhallisella, ystävällisellä äänellä ja osoita heille huomion merkkejä heidän sukupuolestaan riippumatta.
Jos edelläsi ovelle kävelevällä miehellä on paljon asiakirjoja, ohita hänet, avaa ovi ja anna hänen mennä ohi. Avun toimistossa tulee aina olla se, jolle se on mukavampaa ja mukavampaa, mutta virallisissa suhteissa on selkeä hierarkia, joka sinun on tunnettava ja ylläpidettävä. Tämä ei tarkoita, että sinun pitäisi olla ujo esimiestesi edessä tai osoittaa enemmän huomiota jokaiseen sanaan, ei, mutta sinun tulee antaa hänelle asianmukainen kunnioitus.

Hyväksytyt liikeetiketin säännöt voivat vaihdella merkittävästi paitsi eri toimialoilla, myös yksittäisissä yrityksissä. On kuitenkin olemassa sääntöjä, joita sekä toimistotyöntekijöiden että v altion työntekijöiden on noudatettava. Niitä ovat täsmällisyyden noudattaminen, yrityskuvan noudattaminen vaatteissa, kyky pitää salaisuudet ja kyky jättää henkilökohtaiset ongelmat työn ulkopuolelle. Puhutaanpa jokaisesta näistä säännöistä yksityiskohtaisemmin.

Tarve tehdä kaikki ajoissa

Liikeetiketin säännöt toimistossa, v altion virastossa edellyttävät, että tulet aina töihin ajoissa, suoritat kaikki tehtävät ajallaan. Viivästykset, viivästykset töissä, jotka tulee toimittaa täsmälleen luvattuun aikaan, eivät ole hyväksyttäviä.

Älä koskaan missaa liiketapaamista, tule niihin ajoissa, jotta et vaaranna yrityksen mainetta, ei vain omaasi. Jos joudut myöhästyttämään, varoita siitä etukäteen, viranomaisten tulee olla tietoisia missä olet. Muista, että tarkkuuden noudattaminen, täsmällisyys kaikissa asioissa ovat välttämättömiä liikeetiketin sääntöjä virkamiehelle ja toimistotyöntekijälle sekä osoitus toisten kunnioittamisesta, jokaiselle koulutetulle ihmiselle luonnollista.

Kuinka pukeutua oikein toimistoon tai v altion palvelukseen

Säännöllistä työpukukoodia on noudatettava.

Työntekijän ulkonäön tulee olla sopusoinnussa yrityksen kuvan kanssa ja luoda miellyttävä vaikutelma, ja kun työskentelet v altion virastossa, tämä on vielä tärkeämpää.
Naisten on käytettävä polvea pidempiä hameita ja mekkoja, räätälöidyt housupuvut ovat sallittuja. Ei ole hyväksyttävää käyttää kirkkaita, räikeitä värejä ja paljetteja, strassit ja tiukkoja vaatteita toimistotyössä.
Miesten tulee noudattaa liikeasuja, käyttää pukuja, housuja, paitoja solmimalla tai ilman. Farkut ja neuleet kannattaa jättää työvaatekaapin ulkopuolelle.
Voit pukeutua töihinvaatimattomat asuun sopivat korut sekä muut puvun yksityiskohdat.

Tietosuojakäytäntö

Sinun on kyettävä pitämään yrityksen salaisuudet, kaikki liiketoimet, laajentamatta tätä aihetta työtovereiden tai läheisten kanssa. Älä lue muille henkilöille tarkoitettuja kirjeitä, välitä kaikki viestit henkilökohtaisesti, ilman välittäjiä ja luvattomia henkilöitä. Jos sinun on lähetettävä faksi, soita vastaanottajalle etukäteen, jotta hän on lähellä ja voi vastaanottaa asiakirjan tai kirjeen henkilökohtaisesti. Älä sekoita henkilökohtaista elämääsi työhön, älä puhu elämän ongelmista, etsi lohtua tai pyydä apua kollegoilta. Toimistossa on tärkeää säilyttää m altti ja hyvä mieli huonosta tuulesta huolimatta. Näitä v altion virkamiehiä ja toimistotyöntekijöitä koskevia liikeetiketin sääntöjä on noudatettava tarkasti.

Sinä ja pomosi

Alaisten liikeetiketin säännöt merkitsevät etäistä, tuntematonta vetoomusta johtajaan. Vaikka pomo (pomo) on tyttö tai nuori mies, joka on vain hieman sinua vanhempi, kannattaa sanoa "sinä". Jos olet esimiehen toimistossa ja liikekumppani tai muu pomo tulee sisään, jäätkö tai lähdet, hänen on päätettävä, pyytääkö hän sinua poistumaan, ei ole syytä tuntea olonsa halvemmaksi. Jos pomosi joskus loukkaa sinua vieraiden ihmisten edessä, älä vastaa samalla tavalla. Jos olet järkyttynyt, älä hyppää ulos toimistosta, yritä mennä rauhallisesti ulos ja löytää syrjäinen paikka, jossa voit rauhoittua. EiKeskustele kollegoiden kanssa tapahtuneesta. Voit sopia asiat esimiehen kanssa työajan ulkopuolella, rauhassa kuunnella hänen toiveitaan ja esittää valituksiasi. Mitä korkeampi pomo, sitä vaikeampi roolisi on, ja joissain tilanteissa on tärkeää muistaa liikeetiketin säännöt. Jos erityisen arvostettu henkilö on saatettava laitoksen käytävää pitkin, sinun on avattava ovet tärkeän vieraan päästämiseksi läpi ja siirryttävä sitten hänen viereensä vain neljänneksen askeleen jäljessä. Jos käytävä haarautuu, sinun on osoitettava suunta kauniilla eleellä. Jos käytävä tuulee, voit sanoa "Anna minun kävellä sinua" ja sitten rohkeasti eteenpäin.

Pari sanaa huonoista tavoista

Yritysetiketissä on normit ja säännöt, jotka ovat yksiselitteisiä kaikille työntekijöille: älä lue muiden kirjeitä, puhu hillitysti ja kohteliaasti, ole ystävällinen kollegoiden kanssa ja pidä etäisyyttä esimiehiin. Mutta joskus töissä näihin sääntöihin tehdään poikkeus, esimerkiksi kun sinun on löydettävä asiakirja toisen työntekijän pöydältä, joka ei ole paikalla. Yleisen käytöksen palveluksessa ja toimistossa tulee olla arvokasta ja moitteetonta. Sinun on jatkuvasti seurattava käyttäytymistäsi, kuinka kävelet, kommunikoit, istut. Muista, että on sopimatonta koskettaa nenää, korvia, hiuksia tai muita kehon osia julkisesti.

Mitä ei koskaan saa tehdä työpaikalla:

Puru, valitse hampaasi.
Kynien, kynien, papereiden tai kynsien pureminen.
Oikea meikki, manikyyri, huulet maalaa työpaikalla – nämä ovat perussäännötliikeetiketti sihteerille.
Haukota suuta peittämättä.
Laita jalat pöydälle, jalat ristiin

Pakollinen päivittäin:

Pidä vaatteet, hiukset, vartalo puhtaina, käytä deodoranttia, mutta älä hajuvettä.
Kanna siistiä nenäliinaa.
Pidä huolta hampaiden terveydestä.

Nämä säännöt ja toiveet ovat välttämättömiä etiketin normeja, joiden avulla sinusta tulee paitsi hyvä, arvokas työntekijä, myös miellyttävä henkilö, jonka kanssa haluat olla tekemisissä. Ulkonäkö on paras tapa osoittaa kunnioitusta muita ihmisiä kohtaan.

Hyvien tapojen säännöt työtovereiden kanssa

Kun aloitat työskentelyn toimistossa ja opit tuntemaan kollegoitasi, alat rakentaa ihmissuhteita, jotka määrittävät tiimin ilmapiirin ja yhteisen työn tulokset. Kuinka käyttäytyä voittaakseen heidät? Ole ystävällinen kaikkien kanssa, mutta älä yritä päästä heti lähelle yhtä henkilöä, vaan anna itsellesi aikaa tutustua ihmisiin paremmin. Voit vapaasti kysyä työntekijöiltä työstä, mutta älä keskustele heidän kanssaan ensin henkilökohtaisesti. Älä huoli, jos et onnistunut liittymään joukkueeseen ensimmäisestä päivästä lähtien, siinä ei ole mitään vikaa. Kiitä aina kollegoita heidän avustaan ja muista olla ylittämättä liikeviestinnän etiketin sääntöjä.

Esimerkki:

älä ärsytä kollegoitasi keskusteluillasi äläkä puutu muiden keskusteluihin;
älä juoru äläkä kuuntele juoruja, älä kuuntele muiden ihmisten puheitapuhelut;
älä keskustele terveyteen ja kehon toimintaan liittyvistä ongelmista kollegoiden kanssa;
älä yritä ilmaista tai pakottaa henkilökohtaista mielipidettäsi missään tilanteessa;
älä moiti ketään tuntemattomien läsnä ollessa, vaikka olisit kolme kertaa oikeassa, menetät yhtäkkiä m alttisi - pyydä välittömästi anteeksi;
älä esitä olevasi kiireisempi kuin muut, joskus voit kohteliaasti pyytää kollegoitasi olemaan melumatta, vaan tee se kohteliaasti ja soittamatta;
älä ole itsekäs, yritä virallisessa innostuksessasi olla vahingoittamatta kollegoitasi ansaitaksesi etua tai suosiota esimiestesi keskuudessa.

Ja liikeetiketin pääsääntö, sekä toimistotyöntekijälle että v altion työntekijälle, on: sinun tulee olla kohtelias, tahdikas, kohtelias ja suvaitsevainen kollegoiden ja johdon kanssa tekemisissä, älä koskaan puhu tunteistasi.”

Sihteerin puhelinetiketti

Ensivaikutelma yrityksestä syntyy usein puhelimitse, ja huonosta ensivaikutelmasta on vaikea päästä eroon. Hyvin usein, kun soitat yritykseen työasioissa, voit törmätä vastaukseen, jolla ei ole mitään tekemistä liikeetiketin tai yksinkertaisten kohteliaisuussääntöjen kanssa. Jotkut työntekijät vastaavat toimistopuhelimeen palveluksen tehdessään, toiset eivät pidä tarpeellisena nimetä yritystä tai osastoa. Ja kaikki tietävät, kuinka mukavaa on puhua puhelimessa sen jälkeen hyvätapaisten ihmisten kanssa, jotka vastaavat nopeasti, ystävällisesti ja ilmaisevat halukkuutensa auttaa.

Puheluihin vastaa yleensä sihteeri, mutta ei vain hänen, vaan kaikkien työntekijöiden tulee tuntea yritysviestinnän perussäännöt, joita on tärkeää noudattaa puhelimessa kommunikoinnissa.

Älä pakota ihmisiä odottamaan vastausta, nosta puhelin heti ja vastaa. Jos et pysty puhumaan, pyydä soittamaan takaisin, äläkä pakota soittajaa odottamaan. Ja musiikin liittämistä linjaan aukon täyttämiseksi pidetään huonona käytöksenä.
Välittömästi sen jälkeen, kun otat puhelimen, tervehdi, nimeä yrityksesi ja esittele itsesi. Jos työskentelet suuressa laitoksessa, sinun on nimettävä tietty osasto auttaaksesi soittajaa löytämään tiensä.
Kun puhelimessa kysytään jotakuta toista, hyväksy hänelle viesti tai tarjoudu soittamaan takaisin myöhemmin.
Pidä itsesi hallinnassa keskustelun aikana ja toimi oikein myös hitaimpien asiakkaiden kanssa. Jos henkilö on umpikujassa, auta häntä rauhoittumaan, mutta vastauksena loukkaukseen katkaise vain puhelin.
Katso puhettasi ja valitse sanasi, muista, että ammattikieltä liikeviestinnässä on täysin sopimatonta. Älä koskaan sano "kyllä" tai "okei", vain "kyllä", "okei" tai "tietysti".
Pidä puhelinta käsissäsi, älä olkapään ja leuan välissä, puhu selkeästi ja suoraan mikrofoniin, älä ohi. Ja älä koskaan puhu suu täynnä.
Kun soitat, tervehdi ja tunnista välittömästi itsesi ja edustamasi yritys. Ole kohtelias, lyhyt ja ytimekäs.

Liikeetiketti vierailijoiden kanssa tekemisessä

V altion työntekijät ja toimistotyöntekijättyöntekijät ottavat usein asiakkaita vastaan toimistossaan. Hyvät tavat ovat erittäin tärkeitä täällä, ihmiset haluavat olla tekemisissä jonkun kanssa, joka osoittaa heille kunnioitusta. Liikeviestinnän ja -käyttäytymisen etiketin sääntöjä on noudatettava kaikessa: sekä vierailijan ovella kohtaamisessa, riisumisen auttamisessa että odottamatta jättämisessä. Jos joudut vielä odottamaan, muista pyytää anteeksi, vaikka syy ei olisikaan sinun, tarjoa hänelle teetä tai kahvia. Tervehdi ihmisiä ystävällisellä hymyllä, yritä luoda epävirallisia kontakteja, mutta älä koskaan juoruile mistään. Pidä keskustelussa etäisyyttä, mutta ole oikea, kohtelias ja kärsivällinen. Saata kävijät toimiston ovelle kuin he olisivat vieraitasi.

Hyvä sävy liikekirjeissä

Yrityskirjeen etiketin säännöt vaikuttavat sekä ulkonäköön että sisältöön, itse kirjeen sisältöön. Ennen kirjoittamista sinun on laadittava suunnitelma, joka auttaa sinua ilmaisemaan ytimekkäästi ja selkeästi asian ydin. Samalla on tärkeää ottaa huomioon useita pakollisia sääntöjä liikekirjeenvaihdossa.

Kirje on kirjoitettava oikein tyylin, oikeinkirjoituksen ja välimerkkien suhteen.
Viralliset viestit painetaan yleensä, tämä on merkki kunnioituksesta vastaanottajaa kohtaan.
Hyvän tavan sääntöjen mukaan mikään kirje ei saa jäädä vastaamatta, kiitosta lukuun ottamatta.
Kirjeen tulee olla siististi muotoiltu, liikekirjeet on tapana kirjoittaa vain valkoiselle A-4 paperille.
Päivä aina kirjaimet vasemmassa alakulmassa ja jätä henkilökohtainen allekirjoitus, sukunimi janimikirjaimet.
Osoitellessa on tapana käyttää sanaa "rakas(t)" ja käytettäessä persoonapronominia "Sinä" isolla kirjaimella.

Lopuksi

Täydellisyys saavutetaan uutteruudella ja toistolla. Pyri huippuosaamiseen kaikessa, julista liikeetiketin sääntöjä - pitotavalla, puhe- ja liiketavalla, mutta älä pysähdy pelkästään hyvien tapojen ulkoiseen ilmenemiseen, korjaa oman luonteesi puutteet, ole tarkkaavainen kollegoille, opi kestävyyttä ja kärsivällisyyttä, kohtele itseäsi ja kohtele muita ihmisiä yhtä kunnioittavasti. Jos työskentelet ahkerasti, huomaat pian tuloksia, jotka muuttavat elämäsi.