Press Tour on media-alan ammattilaisten PR-tapahtuma: tavoitteita ja esimerkkejä

2024 Kirjoittaja: Henry Conors | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-02-12 06:46

Media on varmin ja nopein tapa levittää tietoa. Ainoa kysymys on, kuinka saada kaikkivoimien toimittajien huomio mainostettuun yritykseen, tuotteeseen tai palveluun. On olemassa useita tapoja, joiden joukossa sellainen ilmiö kuin lehdistökierros on yleinen. Tämä on yksi tehokkaimmista temppuista, joka tuottaa hyviä tuloksia.

Lehdistökierros - toimittajan palkallinen loma

Monet yritykset ja yritykset järjestävät mediatyöntekijöille erilaisia tapahtumia myynninedistämistarkoituksessa. Lehdistökierros on toimittajille järjestetty matka, jonka aikana he tutustuvat tuotannon ominaisuuksiin. Tärkeä elementti tällaisessa tapahtumassa on tiedotustilaisuus, jotain uutta ja epätavallista, joka voi herättää tiedotusvälineiden huomion.

Kuka tämän kaiken maksaa?

Yleensä tämän tapahtuman järjestäjäyhtiö maksaa kokonaan. Joskus toimittajat korvaavat osankulut, esimerkiksi jos hän uskoo, että matkalle osallistuminen antaa hyödyllistä tietoa. Lehdistökierros toimittajille on hyvä tilaisuus laajentaa ammatillista horisonttiaan, saada uutta ja mielenkiintoista tietoa sekä rentoutua ja jutella rennossa ympäristössä, solmia uusia tuttavuuksia.

Miksi tuhlata rahaa ja maksaa toimittajille lomia?

Järjestämällä lehdistötyöntekijöille opintomatkoja yritykset pyrkivät tiettyihin tavoitteisiin. Lehdistökiertueen päätavoitteita ovat seuraavat:

Yritysmainonta - yrityksen työn esitteleminen suurelle yleisölle sisältäpäin. Tämä mahdollistaa yrityksen mainostamisen lisäksi myös potentiaalisten kuluttajien luottamuksen lisäämisen.
Innovaatioiden esittely - tutustu yleisöön uuden tuotteen tai parannetun tekniikan ominaisuuksiin.
Media Response – Lehdistökierroksen päätteeksi järjestäjät odottavat innolla toimittajien julkaisuja, joissa he kertovat uudesta tuotteesta ja kuvailevat vaikutelmiaan matkasta. Nämä arvostelut eivät tietenkään aina ole myönteisiä. Siksi tiedotusvälineiden lehdistökierroksen järjestämiseen tulee suhtautua varoen.

Tarjoustyypit

Lehdistökierros voidaan jakaa seuraaviin tyyppeihin:

Avoimet ovet - järjestävät yleensä melko suljetut yritykset ja yritykset. Ne voidaan toteuttaa sekä tietyllä tiheydellä (esimerkiksi joka vuosi samaan aikaan) tai sidottuna tiettyihin innovaatioihin (uusilaitteet, henkilökunta, parannettu tekniikka). Avoimet ovet kestävät yhden tai useamman päivän, kaikki riippuu organisaation koosta ja kävijämäärästä. Niiden rakenne on periaatteessa sama: ensimmäisessä, virallisessa osassa vieraille kerrotaan yrityksen ominaisuuksista. Toinen osa on opastettu kierros, jossa vierailijat pääsevät näkemään yrityksen työtä ja erityisiä saavutuksia omin silmin.
Kentokäynti - tämäntyyppinen lehdistökierros järjestetään suoraan toimittajille. Uusille yrityksille tämä on loistava tilaisuus tehdä itsensä tunnetuksi lehdistössä, tiedottaa yleisölle olemassaolostaan.
Matkustaminen on toimittajille kenties nautinnollisin lehdistökierros. Hyvin usein yritykset järjestävät yhden päivän tai pidempiä kävelyretkiä vesillä tai maalla. Rento ilmapiiri ja positiiviset tunteet luovat ystävälliset suhteet järjestäjien ja lehdistön välille, mikä edistää myönteisiä arvosteluja ja arvosteluja.

Kuka järjestää lehdistökierroksia?

Lehdistökierros on ensisijaisesti promootiotapahtuma. Tässä on erittäin tärkeää ottaa huomioon kaikki vivahteet ja pienimmät yksityiskohdat, koska yksi pieni huolimattomuus voi heikentää merkittävästi organisaation mainetta. Tietysti jotkut yritykset antavat vastuun lehdistökierroksen järjestämisestä työntekijöilleen. Toiset palkkaavat tämän alan asiantuntijoita - PR-palvelujen työntekijöitä. Heidän tehtävänsä ei ole vain järjestää pätevästi lehdistökierrosta, vaan myös olla toimittajien mukana koko sen keston ajan.

Kuinka tehdäonnistuiko lehdistökierros?

Lehdistökierroksen järjestäminen on aikaa vievä prosessi, joka vaatii huolellista alustavaa valmistelua. Jokainen yksityiskohta on tärkeä täällä, kaikki on harkittava selvästi etukäteen, jopa odottamattomimmat tilanteet ennakoidaan. On tarpeen luoda sellaiset olosuhteet, joissa toimittajat tuntevat olonsa mukavaksi ja vapaaksi, koska heidän vaikutelmistaan riippuu, onko yrityksen arvostelu hyvä vai huono. Siksi järjestäjien tehtävänä ei ole vain luoda miellyttävä vaikutelma yrityksestä, vaan myös täyttää mediatyöntekijöiden tarpeet ja toiveet. Kaikki tämä tulee ottaa huomioon tapahtumaa suunnitellessa.

Lehdistökierroksen järjestämisen vaiheet

Ne ovat:

Tietojen tehtävien asettaminen, jotka ratkaistaan lehdistökierroksen aikana.
Tietyn tyyppisen lehdistökierroksen valitseminen.
Uutiskirjeen oikea sanamuoto.
Lehdistötiedotteen asiantunteva laatiminen - materiaali, joka sisältää kaikki tiedot yrityksestä ja sen toiminnasta.
Tapahtumapaikan ja sen suunnittelun päättäminen. Jos lehdistökierros järjestetään yrityksessä, sinun on huolehdittava laitteiden turvallisuudesta ja puhtaudesta sekä erilaisten sääntöjen ja määräysten noudattamisesta. Henkilökunnan tulee olla siistissä työpuvussa, varautua mahdollisiin toimittajien kysymyksiin. Konferenssin yhteydessä on tarpeen varustaa sali kaikella, mitä tarvitaan tehokkaaseen kommunikointiin järjestäjien ja toimituksen välillä.
Sopivan majoituksen valitseminen toimittajille - vieraiden tulee olla mukavatehdot, joten sinun tulee kiinnittää erityistä huomiota hotellin varaamiseen.

Suotuisimman ajankohdan valinta - lehdistökierroksen pitäminen voidaan ajoittaa osumaan tärkeimpien julkaisujen julkaisupäiviin.
Reittisuunnitelman suunnittelu - sen ei pitäisi olla kovin pitkä, muuten vieraat väsyvät. Toimittajille on toivottavaa lisätä viihdettä. On myös tarpeen ottaa huomioon kaikki organisatoriset asiat. Jos oletetaan, että vieraat liikkuvat itsenäisesti, pysäkit tulee merkitä tietyillä kylteillä. Jos retki järjestetään, kannattaa miettiä kuljetus- ja noutoaikaa sekä valita ammattiopas.
Luo luettelo kutsutuista - kaikki vieraat saavat viralliset kutsut, jotka on lähetettävä etukäteen. Vaikka tapahtuma on kaikille avoin, mediatyöntekijöille tulee ilmoittaa asiasta erikseen. Tietyistä syistä kaikki kutsutut eivät voi osallistua lehdistökierrokseen, mutta he voivat osoittaa kiinnostusta. Tässä tapauksessa sinun on lähetettävä kaikki asiaan liittyvät asiakirjat postitse.
Tarvittavien materiaalien valmistelu - lehdistökierroksen ohjelman luova suunnittelu, erilaisia esitteitä yrityksen toiminnasta, mukaan lukien lehdistötiedote jne.
Pätevän moderaattorin valinta - hänen tehtävänsä on järjestää konferensseja ja edustaa yritystä. Hän kertoo toimittajille uutuuksista, jotka toimivat tiedotustilaisuutena lehdistökiertueelle.
Teemäisten matkamuistojen ja lahjojen valmistaminentoimittajille - eräänlainen lisäbonus, joka nostaa vieraiden mielialaa ja uskollisuutta.

Muutama tärkeä sääntö

PR-tapahtuman aikana vieraiden tulee olla mukavat ja huolettomat. Heidän tulee tuntea, että heitä autetaan milloin tahansa ja he ratkaisevat kaikki kysymykset ja ongelmat. Toimittajat - vieraat ovat erittäin vaativia ja kiinnittävät huomiota pienimpiinkin yksityiskohtiin. Siksi on syytä noudattaa useita yksinkertaisia, mutta erittäin tärkeitä sääntöjä:

Älä säästä ruoassa, juomissa, kuljetuksissa ja hotelleissa. Lehdistökiertue on suunnattu toimittajille, joten heidät on toivottava tervetulleeksi.
Järjestäjien majoitusolosuhteet eivät saa missään tapauksessa olla parempia kuin vieraiden - tämä huomataan välittömästi ja mahdollisesti myös heijastuu arvosteluihin.
On parasta, että lehdistön ja yritysten edustajat ovat lähellä. Joten heillä on enemmän mahdollisuuksia kommunikoida epävirallisessa, rennossa ilmapiirissä, rakentaa luottamusta ja saada enemmän tietoa.
On suositeltavaa jakaa vieraat pieniin ryhmiin, jos niitä on liikaa. Jokaisella on oltava saattaja, joka auttaa sen jäseniä. Näin toimittajiin saaminen on paljon helpompaa.

Teoriasta käytäntöön

Kuinka lehdistökiertue toimii käytännössä? Miten tapahtuman päätehtävä konkreettisesti toteutetaan: valmistajan tiedon levittäminen tiedotusvälineiden julkaisujen kautta? Nämä kysymykset näkyvät selvästiyksi lehdistökierroksen kohokohdista.

Upea laiva v altavalla myynnistä

Kesällä 1997 pieni joukko toimittajia kutsuttiin lounaalle ja kiertueelle Grand Princess -risteilyaluksella, joka oli tulossa virallisesti vesille. Vierailun jälkeen aluksella arvosteluja ja arvosteluja siitä ilmestyi useissa julkaisuissa sekä televisiossa.

Ensimmäinen matka tapahtui toukokuussa 1998, ja siihen kutsuttiin juhlallisesti noin neljäkymmentä toimittajaa. Sen jälkeen media kirjaimellisesti huusi suurenmoisesta laivasta ja upeasta kyydistä sillä. Hieman myöhemmin laivalla vieraili monet julkkikset. Lehdistössä julkaistiin heidän haastattelujaan, joissa he jakoivat yleisölle vaikutelmiaan aluksesta (tietysti myönteisiä). Suurprinsessan avajaisseremonia lähetettiin Internetissä suurelle online-yleisölle.

Kaikkien näiden pitkien ja monimutkaisten mainostemppujen seurauksena ensimmäisen risteilyn liput myytiin kokonaan loppuun kolme kuukautta ennen lähtöä. Yrityksen oli jopa varattava lisää laivoja, kun risteilyn suosio nousi pilviin.

Grand Princessistä on tullut yksi historian tunnetuimmista ja suosituimmista risteilyaluksista. Kaikki tämä ei ole vain aluksen miehistön, vaan myös sitä koskevan tiedon asiantuntevan levittämisen ansio.